Zu Beginn meines Einsatzes von Calendly wollte ich auf meiner Fotografie Website (andyreutimann.com) einzig ermöglichen, dass Kunden direkt anhand meiner Verfügbarkeiten Shootings, Besprechungen oder einen Rückruf vereinbaren können. Im gleichen Zug bot sich an, selbiges auch auf der Marketing-Seite (marketing-abteilung.ch) zu ermöglichen.
Mehrere Kalender berücksichtigen
Insbesondere für Leute, welche im Alltag mehrere Kalender bewirtschaften, ist Calendly eine tolle Option um schnell verfügbare Zeitfenster finden zu können. Ich beispielsweise arbeite auch gerne mal an einem Wochenende, um im Gegenzug unter der Woche etwas mehr Flexibilität haben zu können. Dadurch werden für mich vier Kalender (Selbständigkeit, Unselbständigkeit, Familie und mein persönlicher) relevant und müssen für neue Termine jeweils konsultiert werden. Dass derjenige der Unselbständigkeit dann noch auf einer anderen Technologie läuft und ich in mehreren Büros an unterschiedlichen Standorten tätig bin (Stichwort: Wegzeiten), macht die Sache nicht einfacher. Calendly ist hingegen in der Lage mehrere Kalender zu berücksichtigen und so schnell noch in allen Kalendern verfügbare Zeiten zu finden.
Ereignistypen
In Calendly lassen sich unterschiedliche Ereignistypen definieren. Ein Ereignistyp lässt sich auf bestimmte Zeiten und Wochentage beschränken. Zudem ist es möglich notwendige Vorlaufzeiten (benötigter freier Zeitraum bis zum Termin) und Reservezeiten (benötigter freier Zeitraum nach dem Termin) festzulegen. So kann man ungefähre Wegzeiten oder Zeit für Vor- und Nachbereitung ebenfalls einbeziehen.
Kalender-Technologien
Ob man nun Google, Apple oder Microsoft Kalender im Einsatz hat, Calendly unterstützt die gängigsten Kalender-Technologien. Also kurz entsprechende Lese- und Schreibrechte auf die gewünschten Kalender gesetzt und los gehts.
Zu Beginn hatte ich meine Apple iCloud Kalender in Calendly, doch nachdem das zwei mal etwas mit der Synchronisation zickte, bin ich auf Google Calendar ausgewichen. Ein kostenloser Google Account gibt einem mehr Flexibilität und Funktionalität – insbesondere mit geteilten Kalendern – als das Microsoft oder Apple anbieten. Ausserdem arbeitet die Synchronisation mit den Google Kalendern absolut reibungslos.
Übrigens: Da Calendly gleichzeitig nur einen einzigen Account – dieser darf dafür unlimitiert viele Kalender enthalten – unterstützt, habe ich meinen Office 365 Kalender („Unselbständigkeit“) als Feed in Google abonniert. Anpassungen werden so erstaunlich zeitnah in den Feed-Kalender in Google übertragen resp. aktualisiert.
Website-Integration und freie Termine finden
Calendly bietet zahlreiche Möglichkeiten die erstellten Ereignistypen z.B. in eine Website zu integrieren. So kann man bspw. per Knopfdruck auf der Website den Kalender mit den gesamten Buchungsfunktionen einblenden oder diesen gleich als Element in seiner Website platzieren.
Auch ist es möglich mittels Versand eines Links (z.B. https://calendly.com/andyreutimann/anruf) direkt auf den Ereignistypen zu verweisen. Ruft man die Adresse auf, gelangt man ebenfalls auf den entsprechenden Kalender mit für diesen Buchungstyp freien Zeitslots.
Das fehlt in Calendly noch
Leider bietet Calendly noch nicht alles, was ich mir davon wünschen würde. Und so vermisse ich beispielsweise folgende Funktionen:
- Anpassbarkeit des Stylings der Buchungsseite: am besten wäre, man könnte je Integration ein Styling hinterlegen. So könnte man in einer Website, App, im Blog etc. je nach Integration unterschiedliche Stylings verwenden.
- Kalenderberücksichtigung je Ereignistyp: Für unterschiedliche Ereignistypen würde ich gerne unterschiedliche meiner Kalender berücksichtigen. Leider lässt sich im Moment nur global definieren, welche meiner Kalender für alle Ereignistypen relevant sind.
Fazit
Calendly hat mir nach einigen Monaten der Verwendung bereits erstaunlich viel Zeit für Terminkoordinationen abgenommen. Mittlerweile gebe ich oft den jeweils passenden Link heraus, wenn jemand einen Termin mit mir koordinieren möchte. Das hilft beiden Seiten und erspart einiges an „hin-und-her“.
Ausserdem setze ich laufend neue Ereignistypen auf. Jüngst sind so Ereignistypen für „Klettern am Berg“ oder „Gemeinsames Mittagessen“ entstanden. Für jede Gelegenheit gibt‘s unterschiedliche Verfügbarkeiten, unterschiedliche Regeln, Dauer etc.
Neben Calendly gibt es auch Alternativen. Diese kamen für mich aber entweder aus finanziellen Überlegungen oder aufgrund von Funktions- oder Integrations-Nachteilen nicht in Frage. Auch wenn Calendly auch noch nicht alles bietet, das ich mir wünschen würde; das Premium-Paket für US$ 96 pro Jahr (ca. CHF 96 pro Jahr) lohnt sich für mich allemal.