E-Mail ist einer der wichtigsten Kommunikationskanäle der aktuellen Zeit. Auch wenn Messenger-Services wie WhatsApp & Co. sich einer hohen Beliebtheit erfreuen, bleibt E-Mail für geschäftliche Mitteilungen weiterhin der Korrespondenz-Kanal #1. Das ist einerseits praktisch und kostengünstig, führt aber in der Konsequenz auch dazu, dass wir alle täglich E-Mails erhalten und bearbeiten „müssen“. In den vergangenen Jahren haben ausserdem auch der Missbrauch, also die Fälschung von E-Mails (Spoofing / Phishing) und der Versand unerwünschter Werbung (Spam), weiter zugenommen. Die illegalen Methoden unseriöser Absender werden ausgefeilter und perfider.
Im Wettrennen gegen unseriöse Machenschaften stehen uns Spamfilter, E-Mail Konsortien und fleissige E-Mail Service Provider (ESP) zur Seite. Dennoch sollten wir nicht ausser Acht lassen, dass wir auch mit unserem eigenen Verhalten einen wichtigen Beitrag zum Wohle unserer selbst und unseren Kontakten leisten können und dies auch tun sollten. Hier die wichtigsten Verhaltensregeln im Umgang mit E-Mails:
Personenverteiler ins BCC
Schreibt man mehrere Personen an, sollte man sich unbedingt überlegen, ob jede in der Liste enthaltene Person mit die E-Mail-Adresse aller anderen Personen kennt und verwendet hat. Ist dies nicht der Fall, darf der Personenverteiler nur im Feld „BCC“ (Blindkopie) – nicht jedoch in den Felder „An“ und „CC“ untergebracht werden!
Hintergrund: Die E-Mail-Adressen im „An“- und „CC“-Feld werden allen Empfängern offen gelegt. Somit werden allen Empfängern sämtliche E-Mail-Adressen in diesen Felder offengelegt. Dies stellt schon datenschutzrechtlich ein Problem dar. Erschwerend kommt hinzu, dass Versender unerwünschter E-Mails (Spam) ständig neue E-Mail-Adressen benötigen. Dies erreichen sie mitunter damit, dass sie geknackte Computer und E-Mail-Konten nach E-Mail Adressen durchsuchen. Ein einziger von einem solchen Sicherheitsproblem betroffener Empfänger genügt, um den Betrügern sofort die gesamte Kontaktliste bekannt zu machen.
Übrigens: Dieser Fall sollte nach Möglichkeit der einzige sein, bei welchem man das BCC-Feld überhaupt nutzt.
Regel #1
Nur Personen in das „An“- und „CC“-Feld, welche Ihre E-Mail-Adressen gegenseitig schon kennen oder bekannt gemacht werden soll.
Personenkreis minimieren und immer „An Alle“ antworten
Senden Sie E-Mails nur an diejenigen Personen, welche die E-Mail wirklich benötigen. Häufig werden leichtfertig zusätzliche Empfänger mit dem Gedanken „dann ist die Person auch gleich noch informiert“ hinzugefügt. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass nur zu einem Thema wirklich relevante Personen im Empfängerkreis Ihrer E-Mails stehen.
Zusätzlich können Sie dieses Verhalten auch bei Ihren Kolleginnen und Kollegen etwas hin erziehen, in dem Sie konsequent „an Alle“ antworten. Kurzfristig sorgt das zwar für zusätzliche E-Mails, Sie stossen jedoch eine Tugend an, welche langfristigen und nachhaltigen Nutzen haben wird.
Regel #2
Reduzieren Sie die Empfänger auf ein Minimum und antworten Sie in E-Mails konsequent „an Alle“.
Nur seriöse E-Mails empfangen
Damit ein E-Mail Server eine eintreffende E-Mail überhaupt durch den Spam-Scanner lässt, muss dieser die E-Mail zuvor empfangen, also zur Verarbeitung akzeptieren. Hier gibt es eine Reihe technischer Massnahmen, welche zuverlässig unseriöse von seriösen E-Mails trennen.
Stichworte sind hier: SPF, DKIM und DMARC. Während SPF die Domain der Absender-Adresse (z.B. …@touchpixel.ch) den eigenen E-Mail Server (SMTP) zuordnet, stellt eine DKIM-Signatur sicher dass E-Mails vom Absender bis zum Empfänger inhaltlich nicht verändert werden können. Eine restriktive DMARC-Policy informiert empfangende E-Mail Server ausserdem darüber, dass Sie sich um E-Mail Sicherheit bemühen und Ihre E-Mails gültige SPF und DKIM Sicherheiten beinhalten. Eine DMARC-Policy ist nichts anderes als eine Empfehlung an den Empfänger, unseriöse E-Mails meiner Absender-Domain ungesehen zu löschen – weil diese nicht von Ihnen selbst stammen würden.
Regel #3
Stellen Sie sicher, dass für Ihre ausgehenden E-Mails eine restriktive DMARC-Policy existiert und sich Ihr E-Mail Service Provider an die DMARC-Policies der Absender hält. Bei Unterstützungsbedarf, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.
E-Mails vermeiden
Der beste Weg unnötige E-Mails zu vermeiden ist, selbst weniger E-Mails zu schreiben. Hört sich einfach an, ist es eigentlich auch. Dennoch sollte man sich vor dem Schreiben sowie vor dem Versenden einer E-Mail nochmals vergegenwärtigen, ob a) die E-Mail Mehrwert stiftet und b) die Nachricht nicht besser/effizienter persönlich oder mündlich (telefonisch) überbracht werden könnte.
Versuchen Sie sich auch vorzustellen, welche Folgeaktionen Ihre E-Mail bei allen Empfängern auslösen könnte und ob dies Ihre Absicht ist.
Ist Ihre E-Mail dringend? Auch dann gehört der Hörer in die Hand statt einer E-Mail ins Postfach.
Regel #4
Unnötige E-Mails und solche mit dem Risiko für ungewollte Folgeaufwände vermeiden.
CC E-Mails automatisch verschieben
In den letzten Jahren habe ich E-Mails in denen ich lediglich CC war, gänzlich ignoriert. Spannend daran ist, dass ich nach einer kurzen Gewöhnungsphase meiner Kollegen zwar viel Zeit gespart, aber trotzdem nichts wesentliches verpasst habe. In meinem E-Mail-Programm habe ich eine Regel erstellt, welche die entsprechenden E-Mails vollautomatisch als gelesen kennzeichnete und in einen Ordner „CC-Mails“ verschoben hat. Nach über 8 Jahren habe ich dann schliesslich alle 8’385 E-Mails ungesehen und ungelesen gelöscht.
Damit meine CC-Regel bei einer E-Mail angewendet wird, müssen alle der folgenden Kriterien erfüllt sein:
- Meine Adresse steht nicht im An-Feld
- Meine Adresse steht im CC-Feld
- E-Mail ist nicht als Wichtig gekennzeichnet
- Der Body (Text) der E-Mail enthält keine der folgenden Erwähnungen:
- @Andy
- @Andreas
- @Reutimann
Regel #5
CC E-Mails nach Möglichkeit möglichst automatisch auf die Seite schieben. Sollte das nicht möglich sein, darauf achten die E-Mails als „zu meiner Information“ und nicht als „zur Diskussion mit mir“ betrachten.
Keine Lesebestätigungen anfordern
Verzichten Sie darauf Ihr E-Mail-Programm anzuweisen eine Lesebestätigung zu senden oder die Öffnung einer E-Mail festzustellen. Manche E-Mail Clients verwenden Methoden, welche typischerweise in Marketing E-Mailings angewendet werden. Da jedoch persönliche E-Mails andere Kriterien von Marketing E-Mailings prinzipbedingt nicht erfüllen können, kann der Einsatz solcher Bestätigungen zu Zustellungsproblemen führen.
Regel #6
Schalten Sie das anfordern von Lesebestätigungen oder das Messen von E-Mail Öffnungen für Ihre persönlichen E-Mails ab.
Anhänge korrekt mitschicken (nur problematisch für Benutzer von Microsoft Exchange / Outlook)
Sollten Sie Microsoft Exchange Server im Einsatz haben, sollten Sie darauf achten dass E-Mails wann immer möglich nicht im Microsoft TNEF-Format verschickt werden. Anhänge und Bilder sind in diesem Format für Empfänger, welche kein Outlook im Einsatz haben, nicht lesbar. Stattdessen wird diesen Empfängern eine Anlage mit dem Namen Winmail.dat angezeigt.
Wie das umstellen genau funktioniert und weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Hilfeartikel von Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/help/290809/how-e-mail-message-formats-affect-internet-e-mail-messages-in-outlook.
Regel #7
Stellen Sie in Outlook das E-Mail Format auf HTML (empfohlen) oder Text.
Interaktion nur mit vertrauenswürdigen E-Mails
Traurig aber wahr, erzielen aktive E-Mail-Adressen einen höheren Verkaufspreis auf dem Schwarzmarkt. Im Darknet werden illegal riesige Listen von E-Mail-Adressen für dubiose Zwecke gehandelt. Gefälschte E-Mails haben deshalb oftmals auch nur die Absicht zu erkennen, ob die E-Mail-Adresse in Verwendung steht. Die Folge wenn dies gelingt: noch mehr unerwünschte Werbung.
Regel #8
Laden Sie Bilder, klicken Sie Links und öffnen Sie Anhänge nur in vertrauenswürdigen E-Mails. Schalten Sie das automatische Laden entfernter Inhalte (Bilder) in Ihrem E-Mail Client aus.
Verwendung der Signatur
Erstellen Sie eine kompakte Signatur mit nützlichen Informationen. Verzichten Sie hierbei darauf Bilder wie Logos, oder Banner zu verwenden. Setzen Sie die Signatur primär nur in neuen Nachrichten und nicht in Antworten. So lassen sich unnötige Redundanzen reduzieren und erhöht die Übersicht gerade bei längeren E-Mailings.
Regel #9
Setzen eine kompakte Signatur in neuen E-Mail-Verläufen jeweils einmalig ein um Ihren Empfängern ggü. wichtige Kontaktinformationen anzuzeigen.
Ihre E-Mail-Adresse ist Vertrauenssache
E-Mail-Adressen sind ein kostbares Gut, da sie eine persönliche und sehr schnelle Ansprache ermöglichen. Im Regelfall werden E-Mails mehrmals täglich gelesen und geniessen eine vergleichsweise hohe Aufmerksamkeit.
Gerade im Internet kursieren deshalb haufenweise Bots (voll-automatisierte Software), welche E-Mail-Adressen auf Websites aufspüren und mit unterschiedlichen Werbe-, Phishing- oder Scamming-Nachrichten belästigen.
Regel #10
Geben Sie Ihre Adresse nur vertrauenswürdigen Personen und Firmen an. Vermeiden Sie die Anzeige von E-Mail-Adressen auf Websites und nutzen Sie stattdessen Kontaktformulare.
Fazit
Oben genannte Regeln einzuhalten ist weder schwer noch aufwändig. Einige lassen sich sogar durch einen einmaligen Aufwand erledigen. Wenn Sie zudem noch darauf achten Texte kurz, klar und verständlich zu formulieren, leisten Sie einen sehr wichtigen Beitrag für eine effiziente und sichere Nutzung von E-Mail auch in den kommenden Jahren.
Sollten Sie bei der Umsetzung dieser Thematik Unterstützung benötigen, helfe ich Ihnen sehr gerne weiter.